Introducción
Análisis y diseño estructurado
I. Planificación
1. Estudio Preliminar
1.1. Entrevistas
1.2. Elaboración de Entrevistas
2. Árboles analíticos
2.1. Definición del árbol de Problemas
2.2. Definición del árbol de Objetivos
3. Descripción del Marco Lógico
4. Descripción del perfil – Pert – Gant
I Planificación
1. Estudio Preliminar
El grado de fiabilidad de un sistema de control interno, se puede tener por: cuestionario, diagrama de flujo
Cuestionario sobre control interno Un cuestionario, utilizando preguntas cerradas, permitirá formarse una idea orientativa del trabajo de auditoría.
Debe realizarse por áreas, y las empresas auditoras, disponen de modelos confeccionados aplicables a sus clientes.
En diferentes capítulos del trabajo por áreas, y a modo de ejemplo, hemos puesto algunos cuestionarios.
Representación gráfica del sistema La representación gráfica nos permitirá realizar un adecuado análisis de los puntos de control que tiene el sistema en sí, así como de los puntos débiles del mismo que nos indican posibles mejoras en el sistema.
Se trata de la representación gráfica del flujo de documentos, de las operaciones que se realicen con ellos y de las personas que intervienen.
Este sistema resulta muy útil en operaciones repetitivas, como suele ser el sistema de ventas en una empresa comercial. En el caso de operaciones individualizadas, como la adquisición de bienes de inversión, la representación gráfica, no suele ser muy eficaz.
1.1. Encuesta a los empleados de “Café Criollo”
Marque la opción que desee:
1. Como seria la distribución del café mediante un sistema.
Excelente
Bueno
Regular
Malo
2. Como califica usted el control de asistencia mediante un sistema
Excelente
Bueno
Regular
Malo
3. El control y seguimiento que se tiene actualmente en la venta de productos es:
Excelente
Bueno
Regular
Malo
4. El control y seguimiento que se tiene en los aportes que hizo usted durante el tiempo que está en la Empresa es:
Excelente
Bueno
Regular
Malo
5. Como usted califica la materia prima que ingresa a la empresa:
Excelente
Bueno
Regular
Malo
6. Como califica usted a la organización del Gerente Propietario en el trabajo que desempeñan para la Empresa.
Excelente
Bueno
Regular
Malo
7. El Control del stock en el almacén de productos es :
Excelente
Bueno
Regular
Malo
8. Las movilidades de la empresa en la área de distribución en qué estado están :
Excelente
Bueno
Regular
Malo
9. Lleva un registro de pedidos de productos
si
no
10. Cree q la distribución del café esta en optimas condiciones.
si
no
Encuesta a los administrativos de la Empresa “Café Criollo”
Marque la opción que desee:
1. Qué le parece el sistema actual de ventas :
Excelente
Bueno
Regular
Malo
2. Al registrar a un nuevo empleado para la Empresa el tiempo que tarda es :
Excelente
Bueno
Regular
Malo
3. El control y seguimiento de los aportes de los empleados es:
Excelente
Bueno
Regular
Malo
4. El tiempo que usa para el registro de la entrada y salida de los empleados es:
Excelente
Bueno
Regular
Malo
5. Cómo calificaría si tuviera un sistema para una administración óptima y eficiente.
Excelente
Bueno
Regular
Malo
2. Árboles analíticos
2.1. Definición del árbol de Problemas
El análisis de problemas es una de las herramientas fundamentales en la planificación, especialmente en proyectos. El análisis del árbol de problemas, llamado también análisis situacional o simplemente análisis de problemas, ayuda a encontrar soluciones a través del mapeo del problema. Identifica en la vertiente superior, las causas o determinantes y la vertiente inferior las consecuencias o efectos.
Este método tiene las siguientes ventajas:
Está relacionado e identifica problemas reales y presentes más que problemas aparentes, futuros o pasados;
El problema se puede desglosar en proporciones más manejables y definibles. Esto permite, priorizar más claramente en relación a que problema o tema es más importante y esto a su vez, permite enfocar los objetivos haciendo más efectiva su influencia;
Hay un mayor entendimiento del problema y por lo general, nos interconecta con las causas más contradictorias;
Identifica los argumentos constitutivos y ayuda a establecer quienes son los actores políticos y procesos en cada etapa; Ayuda a establecer que información adicional, evidencia o recurso se necesita para fundamentar el caso o construir un propuesta de solución convincente;
Este proceso de análisis frecuentemente ayuda a construir un sentimiento compartido de comprensión, propósito y acción;
Los problemas de desarrollo identificados en el árbol de problemas se convierten, como soluciones, en objetivos como parte de la etapa inicial de diseñar una respuesta; y
Un árbol de problemas ilustra las variables dependientes e independientes que afectan un problema en particular y es muy útil para entender las causas subyacentes de problemas complejos;
El árbol de problemas que planteamos para nuestro sistema (SIDCA) ES:
2.2. Definición del árbol de Objetivos
El propósito es utilizar el árbol de problemas para identificar las posibles soluciones al problema, las cuales podrían ser expresadas como manifestaciones contrarias del mismo. Esto da lugar a la conversión del árbol de problemas en un árbol de objetivos: la secuencia encadenada de abajo hacia arriba de causas-efectos se transforma en un flujo interdependiente de medios-fines.
En un árbol de objetivos:
v Los medios fundamentales se especifican en el nivel inferior: constituyen las raíces del árbol.
v Los fines se especifican en la parte superior: son las ramas del árbol. Mas propiamente son los objetivos del posible proyecto.
v El árbol de objetivos es un procedimiento metodológico que permite:
v Describir la situación futura que prevalecerá una vez resueltos los problemas;
v Identificar y clasificar los objetivos por orden de importancia; y
v Visualizar en un diagrama las relaciones medios-fines.
ARBOL DE OBJETIVOS (SIDCA)
3. Descripción del Marco Lógico
El enfoque de marco lógico (EML) es una herramienta analítica, desarrollada en los años 1970, para la planificación de la gestión de proyectos orientado por objetivos. Es utilizado con frecuencia por organismos de cooperación internacional.
En el EML se considera que la ejecución de un proyecto es consecuencia de un conjunto de acontecimientos con una relación causal interna. Estos se describen en: insumos, actividades, resultados, objetivo específico y objetivo global. Las incertidumbres del proceso se explican con los factores externos (o supuestos) en cada nivel.
De modo general, se hace un resumen del proceso de desarrollo en una matriz que consiste en los elementos básicos arriba mencionados, dicha matriz es conocida como la Matriz del Proyecto (MP) [a veces es conocida como Matriz de Planificación].
Se denomina Matriz del Proyecto, de un programa o proyecto de desarrollo social , a un documento que sintetiza:
- el objetivo general;
- los objetivos específicos;
- los resultados esperados;
- las actividades necesarias para alcanzar dichos resultados;
- los recursos necesarios para desarrollar las actividades;
- las limitantes externas del programa o proyecto;
- los indicadores medibles y objetivos para evaluar el programa o proyecto; y,
- el procedimiento para determinar los indicadores.
El concepto de marco lógico fue desarrollado originalmente por la GTZ, agencia de cooperación de Alemania, y posteriormente adoptado, con algunas modificaciones, por muchas agencias de cooperación internacional. Se trata de un instrumento útil para que el equipo involucrado en un proyecto de desarrollo llegue a un consenso sobre la concepción general del proyecto o programa.
MARCO LOGICO (SIDCA)
RESUMEN NARRATIVO | INDICADORES OBJETIVOS VERIFICADOS IBV | MEDIOS DE VERIFICACION MDV | SUPUESTOS |
FIN Satisfacer la entrega del café | |||
PROPOSITO Diseñar un sistema para la administración y distribución del café | 29/03/2011 Finalización del Sistema | Acabado del Sistema de Administración y Distribución del Café | Cambio Gerencial Empresa en quiebra |
PRODUCTO 1. Personal capacitado 2. Cumplir estatuto laboral 3. Abrir mas sucursales 4. Buena producción 5. Incremento de ventas 6. Tener lista de reportes | 01/03/11 Personal capacitado 08/03/11 Cumplir estatuto laboral 21/04/11 Abrir mas sucursales 05/05/11 Buena producción 19/05/11 Incremento de ventas 02/06/11 Tener lista de reportes | ○ Fecha de entrega y recepción de productos. ○ Contrato del Alquiler o compra del inmueble ○ Control de calidad ○ Buen desempeño y seguimiento del personal | Accidente de transporte Plagas Extravió de documentos |
ACTIVIDADES 1. Realizar Conferencias y seminarios 2. Leer las normas y estatutos laborales 3. Contratar personal 4. Fumigar plantaciones 5. Promocionar el producto 6. Controlar insumos (entradas - salidas) | TIEMPOS Y COSTOS4 semanas 1000 $us 6 semanas 30 000 $us 3 semanas 10 000 $us | ○ Lista de Asistencia a conferencias ○ Evaluación de Curriculum ○ Firma de aceptación ○ Haciendo encuestas ○ Fechas de vencimiento | Por falta de desembolso en el Banco Falta de materia prima |
4. Descripción del perfil – Pert – Gant
El siguiente diagrama Gantt representara en gran medida los tiempos supuestos en inicio y finalización, la duración en la elaboración y adquisición de información de las diferentes actividades realizadas para el Sistema De Información Y Distribución De Café Caffe IDEAL.SRL.
